De la traditionnelle carte perforée aux cartes d’accès modernes et aux systèmes biométriques, le suivi des heures de travail des employés a été un processus essentiel. Les employés sont censés suivre leur heure d’arrivée lorsqu’ils arrivent au travail et noter leur heure de départ lorsqu’ils partent. En réalité, la plupart des employés remplissent leurs feuilles de temps à la hâte, juste avant de partir pour la journée.
Dans le pire des scénarios, ce processus ne se produit que le dernier jour de la semaine/du mois, juste avant qu’ils ne rendent les feuilles de temps aux RH. Les pratiques manuelles de comptabilisation du temps pèsent sur la productivité et le moral des employés. Remplir les heures de travail des jours ou des semaines après la journée de travail réelle ne fera qu’entraîner des inexactitudes, altération des feuilles de temps, et ainsi de suite.
Sans un système fiable de gestion des présences des employés, les organisations doivent faire face à des problèmes de conformité, des erreurs de paie, et plus encore. Le remplacement des feuilles de temps papier par un logiciel de gestion des présences approprié aidera les organisations :
- à gagner du temps ;
- à réduire le travail administratif ;
- à tenir des registres de présence précis ;
- et à éliminer les retards de processus.
Retrouvez tous les avantages de l’utilisation d’un système de gestion des présences en entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des présences ?
La gestion des présences est le processus de prévention du vol de temps des employés en suivant leurs heures de travail, leurs heures de connexion, leurs départs, leurs pauses et leurs congés. Les organisations utilisent un certain nombre de méthodes, des cartes de pointage et des feuilles de calcul aux systèmes automatisés de gestion des présences et aux dispositifs biométriques pour gérer les présences des employés.
Même si urbanweb n’est pas un système de gestion de temps, il démontre l’efficacité d‘un outil en ligne pour l’accès au planning des employés dans l’entreprise.
Système de gestion des présences populaire
Certains de ces systèmes de gestion des présences populaires comprennent toutes les fonctionnalités mentionnées et plus encore. Ces outils RH dépassent le simple suivi des présences et incluent d’autres fonctionnalités comme la gestion des heures supplémentaires, la gestion des congés et les rapports en temps réel.
Kissflow HR Cloud par exemple, est un système de suivi des présences basé sur le cloud qui permet aux employés de marquer leur présence à tout moment sur n’importe quel appareil. Il aide les organisations à éviter les problèmes tels que le poinçonnage par les pairs, les échecs de poinçonnage et plus encore. Mieux encore, les entreprises peuvent l’intégrer à leur système biométrique et aider les entreprises à rationaliser toutes leurs fonctions RH, de l’embauche à la retraite.
Il est idéal pour les organisations de toutes tailles.
Choisissez un système de gestion des présences robuste
Un excellent logiciel de gestion des présences vous donnera une visibilité à 100 % des heures de travail des employés, éliminera les poinçons manqués et rationalisera le suivi des présences. Les fonctionnalités incluses dans un système de gestion des présences jouent un rôle énorme dans la simplification du suivi des heures et des présences.
Cependant, en utilisant un HR Cloud unifié pour gérer le processus de présence, les entreprises peuvent éliminer la redondance des données, réduire les erreurs manuelles et gagner un temps précieux pour les employés. Le Cloud améliorera la productivité des employés et suivra les heures de travail des employés tout en s’intégrant de manière transparente avec d’autres systèmes dorsaux pour l’échange de données.
Le plus important, c’est que ce type d’outil permet aux administrateurs d’applications de personnaliser le module de gestion des présences pour répondre aux besoins commerciaux uniques d’une organisation. Des alertes automatisées et des rapports perspicaces tiendront les gestionnaires et les employés informés des goulots d’étranglement dans le processus.